L’INFORMATIZZAZIONE DELL’ATTO OPERATORIO PRESSO L’AZIENDA OSPEDALIERA UNIVERSITARIA INTEGRATA DI VERONA: IL RUOLO DELLA DIREZIONE MEDICA NELLA SUPERVISIONE DELLA CORRETTA COMPILAZIONE DEGLI ATTI

INTRODUZIONE: Il processo di informatizzazione in ambito sanitario, è ormai una realtà in forte sviluppo nella quasi totalità delle strutture sanitarie, ed in ambito ospedaliero ha finalmente raggiunto anche la compilazione del registro operatorio. I vantaggi di questa innovazione sono importanti ed evidenti ma spesso si devono scontrare con difficoltà dovute a problematiche tecniche, organizzative e non infrequentemente anche con la resistenza da parte degli operatori stessi addetti a tale compilazione. In particolare si riscontrano difficoltà nella condivisione della convalida dell’atto operatorio da parte delle diverse figure professionali coinvolte (Chirurgo, Anestesista ed Infermiere Professionale). La non corretta/incompleta convalida dell’atto implica importanti conseguenze di tipo organizzativo-gestionale (come la mancata attribuzione del numero di registro all’intervento) e legali (incompletezza dell’atto chirurgico o mancanza della firma digitale). La direzione medica (DM) può esercitare un importante ruolo organizzativo di supervisione della corretta compilazione degli atti al fine di aiutare il personale di sala ad un corretto utilizzo dello strumento informatico. L’obiettivo del presente studio è quello di individuare una metodica efficacie di supporto e informazione delle unità operative chirurgiche al fine di raggiungere una compilazione corretta e puntuale dell’atto operatorio informatizzato. MATERIALI E METODI: Tramite l’utilizzo dello stesso software utilizzato in sala operatoria per la compilazione degli atti è possibile calcolare periodicamente il numero totale e/o diviso per unità operativa degli interventi non correttamente registrati. La DM, ha un ruolo centrale in questa organizzazione: verifica periodicamente lo stato degli atti, invia mensilmente un resoconto ai direttori/coordinatori di tutte le uu..oo.. coinvolte, riportante il numero di atti non completati ed i nomi degli operatori che non hanno effettuato la convalida e coadiuva le uu..oo.. nella compilazione per la chiusura definitiva degli atti. RISULTATI: Nel grafico sottostante è possibile visualizzare il trend del numero di atti operatori ancora aperti, ossia con mancata convalida, dal 1° ottobre 2011 (data di inizio della sorveglianza) al 31 aprile 2014. E’ importante sottolineare come il trend, in prossimità del mese in cui il software viene implementato in nuove unità operative chirurgiche (cerchio rosso), sia in lieve aumento per poi tornare a calare; questo è dovuto all’iniziale difficoltà di adattamento del clinico al nuovo strumento, con conseguente erronea/mancata chiusura degli atti operatori informatizzati. Un altro fattore di mancata chiusura può essere dovuto all’implementazione di nuovi campi di compilazione obbligatoria all’interno dell’atto (come ad esempio l’introduzione recente del campo ASA per l’anestesista di sala (cerchio giallo). CONCLUSIONI: L’attività di supporto alla corretta compilazione dell’atto operatorio informatizzato può essere svolta con successo dal team della Direzione Medica Ospedaliera che si occupa dell’organizzazione del gruppo operatorio (Dirigente medico, Dirigente infermieristico, Medico in formazione), al fine di limitare le possibili difficoltà organizzative (chiusura cartelle) e legali (contenziosi), dovute ad una non corretta rendicontazione informatizzata dell’attività delle sale operatorie. Infatti, la percentuale degli interventi non correttamente chiusi, se pur di non lieve entità, deve essere valutata in considerazione dell’attività chirurgica complessiva effettuata dall’AOUI di Verona, che raggiunge fino a 2400 interventi (con atto operatorio informatizzato). Pertanto si può concludere che la puntuale informazione delle unità operative relativamente al numero di interventi non correttamente registrati e l’attività di supporto proattivo della Direzione Medica, si sono dimostrate un efficace metodo di controllo.